Vernetzung von IT und Business – Digitalisierung auf der Türschwelle

04. April 2017. In meiner beruflichen Praxis hatte ich bisher das große Glück, in viele etablierte B2B-Handels- und Herstellerunternehmen Einblick erhalten zu können. Dabei fällt mir immer wieder auf: Die Basics der “Digitalisierung” werden selten umgesetzt. Die Vernetzung von IT und Business ist in den wenigsten Fällen zufriedenstellend. Ich war dabei in der Vergangenheit eher immer auf der Business-Seite und habe im Umgang mit der IT extrem viele Fehler gemacht. Heute ärgert mich das. Andererseits glaube ich daraus gelernt zu haben: Die enge Vernetzung und Kooperation von Business und IT wäre für die überwältigende Mehrheit der Unternehmen der erste Schritt in die digitale Unternehmenszukunft. Darum will ich heute eine Lanze für die IT brechen.

“Nun sag, wie hast du’s mit der “Digitalen Transformation”? Du bist ein herzlich guter Mann, allein ich glaub, du bekommst es nicht auf die Kette.”

Freie Interpretation nach Faust I von Johann Wolfgang von Goethe

Die Gretchenfrage –  wie hast du’s mit der “Digitalen Transformation”?

Diese Frage stellt sich mittlerweile wohl jeder CEO eines etablierten Unternehmens. Zumindest sollte er das. Für viele besteht die Antwort erst einmal darin, ins Silicon Valley zu fliegen oder Google an einem seiner europäischen Vertriebsstandorte zu besuchen. Die mit größerem Budget gründen Digital Hubs, z.B. in Berlin, rollen dort weiß lackierte Palettentische rein und lügen sich so in die Tasche, das Thema “Digitale Transformation” schon einigermaßen gut auf den Weg gebracht zu haben.

Klar, alle etablierten Unternehmen wären heute gerne moderner, agiler, innovativer und hipper. Auf der anderen Seite verteufeln viele gleichzeitig aber noch Tools wie Google Drive, Amazon Web Services oder “die Cloud” allgemein und sperren so nahezu jegliche moderne IT-Lösung aus dem Unternehmen aus. Was bleibt sind Citrix, SAP und in ganz schlimmen Fällen die AS400 aus den guten, alten 80er Jahren. Diese “Wasch mich, aber mach mich nicht nass!”-Mentalität muss so oder so schleunigst abgelegt werden.

Klar, sensible Unternehmensdaten müssen geschützt werden. Insbesondere die neue EU Datenschutz Grundverordnung treibt einem die Schweißperlen auf die Stirn, insbesondere wenn die Risk Advisor einem wieder Horror- und Worst-Case-Szenarien als Regelfall präsentieren. Trotzdem hat natürlich kein Unternehmenslenker der Welt Lust, dass morgen “die Chinesen” das gesammelte Unternehmenswissen samt Produkt-, Transaktions- und Kundendaten von den Servern ziehen. Dass diese Bedrohung real ist, musste vor Weihnachten der ThyssenKrupp Konzern feststellen.

Aber mal ehrlich: hat ein süddeutscher Maschinenbauer oder Schraubenhändler mehr Kompetenz, seine Daten und Systeme sicher und performant zu hosten, als dies z.B. Amazon Web Service, Microsoft, CenturyLink, Rackspace oder Google tun könnte? Wie realistisch ist es denn wirklich, dass Amazon, Google & Co. eines Tages die gesamten Daten abziehen oder heimlich im Hintergrund für sich kopieren? Wenn ein Unternehmen Geschäfte z.B. mit iranischen Unternehmen macht, woher wollte man wissen, dass sich die CIA nicht schon längst in die Server im Kellerraum des Hochregallagers gehackt hat? Beide Beispiele zeigen zwar genau das Gegenteil, klingen jedoch, als seien beide Anhängern der Aluhut-Fraktion entsprungen.

Die Realität in etablierten Unternehmen in Deutschland

Generell wird die IT als Cost Center gesehen und als solches gemanagt. Die Superdigitalen von Klöckner sind vor kurzem sogar soweit gegangen, den ganzen Mist einfach per Outsourcing aus dem Unternehmen zu schneiden. Das ganze wurde dann auch noch als Erfolg verkauft, man mache sich fit für die Digitalisierung. Im Endeffekt geht es darum, operative Kosten zu sparen. 2009 hatte man das bei Klöckner übrigens schon einmal gemacht. Ist halt superhart, dieser ganze agile Kack-Digitalisierungskram.

Die Trennung von IT und Business ist in Unternehmen traditionell die mit den dicksten Silomauern. Dabei ist die IT in der Regel der Buhmann, die Nulpen die nichts gebacken kriegen. Haben Sie schon mal jemanden erlebt, der aus einem (klassischen) IT-Projekt kommt und sagt: “Das war geil. Das will ich gleich nochmal machen!”? Eben. Selbst wirklich externe Dienstleister, die sich im ERP-, PIM- oder CRM-Projektumfeld die Taschen voll machen brauchen nach großen IT-Projekten erst mal den gesamten Jahresurlaub. Die Kollegen der IT sind die gelackmeierten. Die Business-Seite beansprucht für sich, dass sie diejenigen sind, die Kohle reinscheffeln – die IT-Jungs sind sogar zu doof, den Laden halbwegs am Laufen zu halten.

Wenn man auf dem Firmenhandy kein WhatsApp installieren darf ist auch die doofe IT Schuld. Diese Themen werden jedoch oft auf ganz anderer Ebene entschieden. In Gremien, in denen Leute eben nicht wissen, dass WhatsApp im Vergleich zu den meisten E-Mails End-to-End-verschlüsselt, und somit prinzipiell sicherer sind. Es ist ein bisschen wie mit dem Gerichtsvollzieher oder der Polizei. Derjenige, der die geltenden Gesetze durchsetzen muss, wird am Ende angegangen und beschimpft. Dazu kommt, dass die wenigsten IT-Bereiche eine gute Außendarstellung schaffen.

Die IT wird in vielen etablierten Unternehmen als Dienstleister gesehen, nicht etwa als Partner. Der Abteilungs- oder Bereichsleiter, der am lautesten schreit, am besten mit dem CEO kann oder einfach nur am nervigsten ist, bekommt seine Features umgesetzt. Eine Wertanalyse vor der Umsetzung von Lösungen oder Features? Geschenkt. So kommt es leider häufig dazu, dass die IT zu spät in das Anforderungsmanagement eingebunden wird. Die Business-Seite kommt mit einer Lösung um die Ecke und sagt: “So will ich das haben”. Die IT setzt das dann meistens so um, weil sie nicht noch eine auf den Deckel bekommen will. Für mich ein oft beobachtetes Phänomen.

“Digitalisierung” ohne IT – das wird schwierig

Der Klöckner-Weg, wie oben beschrieben, ist niemandem zu empfehlen. Einen Brief einscannen und per Mail als pdf-Anhang verschicken ist noch keine “Digitalisierung”. Die Fähigkeit, statt mit einer angedachten Lösung, mit der präzisen Beschreibung des Problems auf die IT zuzugehen, geht den meisten Unternehmen ab. Oft ist es genau dann aber so, dass die IT die bessere Lösung findet, da ihr das gesamte Ausmaß, Systemzusammenhänge und das Spektrum besser bekannt sind.

Es gibt nur sehr wenige, die ihre IT im ersten Schritt fragen, was man denn für sie tun kann. Die Erwartung ist, dass die IT den Mist löst, den man ihr auf den Tisch kippt. Im Projekt fehlt vielen Business-Vertretern aber dann das nötige Commitment um aktiv im Projekt mitzuarbeiten, Feedback zu geben und sich zu beteiligen. Erwartet wird die fertige 100% Lösung. Ich bin überzeugt: Das erste Unternehmen seiner Branche, das versteht, dass am Ende des Tages alle auf derselben Payroll stehen und es um den Gesamterfolg des Unternehmens geht, hat für heute und die nächste Zeit einen Wettbewerbsvorteil.

IT und Business zur Kooperation bringen –  aber wie?

Die Etablierung partnerschaftlicher Zusammenarbeit zwischen IT und Business funktioniert nur über gute Strukturen und Prozesse. Dazu gehören z.B. die Bewertung der Anforderung aus Wertschöpfungssicht, die klare Definition von Verantwortlichkeiten und die Etablierung von Key User Strukturen auf Businessseite. Außerdem muss auf Businessseite sehr genau darauf geachtet werden, wie eine Anforderung eigentlich formuliert wird. Oft entschieden sich hier schon Wohl und Wehe eines Projektes. Sofern man trotz aller Struktur nicht in der Lage ist, der Vernetzung Herr zu werden, besteht die Möglichkeit, Product Owner zu etablieren. Diese Rolle entstammt dem Scrum-Framework. Product Owner managen die Stakeholder (Business) und können die Tasks für die Entwicklungsteam priorisieren. So spart man sich den direkten Clash von IT und Business. Der Product Owner ist Moderator und Intermediär.

Oft reicht aber auch schon ein moderierter Dialog, um das Thema Vernetzung IT & Business in Gang zu bringen. Dann kann auch ohne großen, neuen Headcount in kleinen Projekten versucht werden, dem Thema der Schmerzhaftigkeit von IT-Business-Projekten Herr zu werden. Mit ersten kleinen Erfolgen schafft man es jedoch, auf beiden Seiten die Veränderung der gegenseitigen Wahrnehmung als auch der Zusammenarbeit herbeizuführen. Doch nur wenn das Thema Vernetzung permanent auf dem Management Radar auftaucht, hat es überhaupt die Chance, nachhaltig erfolgreich zu werden.

Fazit: Warum in die Ferne schweifen? Sieh, das Gute liegt so nah!

Kaum zu glauben, dass man einen Artikel über die Vernetzung von IT und Business mit einem Goethe-Zitat eröffnen UND schließen kann. Doch es passt hervorragend zum Fazit. Denn Bevor man sich in den Flieger nach SFO oder SJC setzt, sollte man als Unternehmenslenker erst einmal schauen, was man den an den Basics alles noch so machen kann. Wenn man seine Hausaufgaben erledigt, kann man sich mitunter den ganzen Start-up-Zirkus sparen.

Trotzdem bleiben IT-Projekte auch bei besserer Vernetzung von IT und Business vor allem eines: Blood, Sweat and Tears. Das liegt dann zumeist an den Legacy-IT-Systemen, die schnelles Arbeiten erschweren. Die Kunst liegt darin, das eine zu tun, ohne das andere zu lassen. Das Tagesgeschäft “digital transformieren”, am besten zügig und mit Bordmitteln, um kurz- und mittelfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Die Idee der bimodalen IT ist nicht mehr ganz so neu. Sie beschreibt eine “IT der zwei Geschwindigkeiten”. Im Kern der stabilen Legacy-IT geht es nun mal langsamer vonstatten als in agilen Bereichen, wie z.B. der Webentwicklung.

Da bleibt dann noch, die IT Infrastruktur zu hinterfragen. Haben wir die richtigen Backbone- und Kommunikationssysteme, performantes und skalierbares Hosting, genügend eigene Kapazitäten? Was bräuchten wir eigentlich im Vergleich zu dem, was wir heute haben? Sich langfristig nach neuen, digitalen, schnellen und agilen Geschäftsmodellen umzusehen, ist der zweite Teil der Aufgabe, das eine zu tun, ohne das andere zu lassen. Da darf man dann auch mal hip sein, und von Tischkickern und Korkplatten träumen.